Handvatten voor een toegankelijk congres

Het zo goed mogelijk doen is altijd het uitgangspunt als je een event of congres wilt organiseren. Met een waslijst aan to do’s gaat een organisator van start: van locatie vastleggen en programmeren tot sponsoring regelen. Kortom genoeg activiteiten om mee aan de slag te gaan. Wat vaak pas in een later stadium aan bod komt is de toegankelijkheid waarborgen voor alle deelnemers. Maar wat te doen als blijkt dat de schrijftolken zijn volgeboekt, er geen rechtstreekse vlucht meer gereserveerd kan worden voor een Amerikaanse hoofdspreker in rolstoel?

Dit artikel is eerder verschenen in Uncover waar docenten en onderzoekers van de Breda University of Applied Sciences in twintig verschillende bijdragen de festivalisering van de samenleving beschouwen. De diversiteit in de eventssector wordt steeds vanuit een ander perspectief aangevlogen zoals events & meaningful experiences, events & placemaking, events & wetgeving, events & change en events & international network. Uncover is voor slechts € 10 (ex. BTW en verzendkosten) te bestellen via de webshop van NRIT Media.

In 2017 organiseerde Stichting Disability Studies in Nederland voor de 3e keer het Internationale Disability Studies Congres ‘The Art of Belonging’ in Amsterdam. Een driedaags wetenschappelijk congres met een grote verbinding met de praktijk. Dat er een grote diversiteit aan (inter)nationale bezoekers zou komen (wetenschappelijk en niet-wetenschappelijk, met of zonder beperking) was bekend. En lerende uit de ervaringen van voorafgaande congressen, werd vanaf dag één de vraag gesteld "Wat hebben bezoekers op het congres nodig om optimaal van dezelfde faciliteiten en programmering gebruik te kunnen maken?”

Vanuit de support-bar werden fluistertolken, gebarentolken, schrijftolken ingezet en ook ‘vliegende keeps’ die de weg wezen op het congres of mensen begeleiden van en naar het station. In het congresboek was er aandacht voor zowel beeld als taal om het voor iedereen zo begrijpelijk mogelijk te maken en werd er gebruikt gemaakt van iconen ter verduidelijking van thema’s.

Tips voor een toegankelijk congres*

Sofie Sergeant schreef voor de DSiN website een online handleiding met tips en ideeën om een congres zo inclusief en welkom mogelijk te maken. De aanbevelingen zijn ingedeeld in tien thema’s (onder andere sfeer, team, ode aan diversiteit en het VN Verdrag voor mensen met een beperking). De thema's zijn tot stand gekomen op basis van literatuur, eigen ervaringen en ontvangen evaluaties, tips en ideeën van bezoekers.

Enkele handvatten voor het organiseren van een toegankelijk congres zijn:

• Organiseer het congres op een plek waar de fysieke toegankelijkheid al gewaarborgd is want dit is het fundament waar je alles op bouwt (zoals ruime liften, toegankelijk toilet, drempelloze & traploze zalen, rustruimtes)
• Zorg dat je samenwerkt met mensen met een beperking in elke fase van het proces van de congresorganisatie (voorbereiding, coördinatie, op het podium, in het publiek, bij de evaluatie)
• Moedig sprekers aan om heldere taal te hanteren en andere vormen van presentaties aan te bieden zoals filmmateriaal, workshops, kunst
• Denk samen na over hoe de ervaringskennis van mensen met een beperking het publiek kan bereiken
• Ga uit van diversiteit in het publiek: we hebben allemaal andere leerstijlen (we leren via luisteren en kijken, maar ook door te bewegen, door te ervaren, door te doen, door te proeven, door te ruiken, door te beleven, door samen te werken, …)
• Denk aan de veiligheid van alle aanwezigen op je event
• Organiseer een support-bar in nauwe samenwerking met mensen met een beperking.