Boekbespreking: Scenarioplanning heeft baat bij terugkijken

Scenario Planning and Tourism Futures is begin 2025 verschenen en gaat over de toekomst. Dan is het wel zo comfortabel als op weg naar die toekomst de wereld zich als gebruikelijk ontwikkelt. Maar vervolgens komt Trump. Weg zijn alle zekerheden. De wereldsituatie is opeens anders en is tamelijk onvoorspelbaar geworden. Dat was bij publicatie niet te voorzien. Is dit boek daarmee meteen overbodig geworden? Nee, zeker niet. Het blijft nog steeds zeer de moeite waard om vooruit te kijken en je te realiseren hoe de toekomst eruit kan komen te zien en hoe je die toekomst mee kunt helpen richting te geven. Maar de variabelen zijn groter en onzekerder geworden.

‘Scenario Planning and Tourism Futures’ viert het bijna 15-jarig bestaan van het European Tourism Futures Institute (ETFI), een onderdeel van NHL Stenden in Leeuwarden. Het instituut is opgericht in 2010 en presenteerde zich voor het eerst in 2011 aan de buitenwacht op de ITB in Berlijn. Het is één van de weinige instellingen in de wereld die zich structureel met toekomstverwachtingen in het toerisme bezighoudt. In de loop van dit anderhalve decennium heeft het talloze projecten uitgevoerd voor overheden, bedrijfsleven en instellingen. Omdat dit boek uitsluitend is gewijd aan de activiteiten van ETFI en de methodieken en onderliggende theorieën die het instituut heeft ontwikkeld is het wel een beetje ‘his masters voice’, maar het begrip ‘reclamefolder’ gaat me toch te ver. Daarvoor is er te veel leerzaams uit te halen dat bredere betekenis heeft.

De publicatie bestaat uit drie delen: in het eerste deel wordt de gebruikte methodiek rond scenario planning en de theoretische onderbouwing daarvan toegelicht. De gehanteerde methode is ontstaan vanuit de praktijk en het boek is de eerste om te erkennen dat nog wel wat meer theoretische onderbouwing zinvol kan zijn. Maar om te roepen dat de gebruikte praktijk de theorie kan zijn vergt toch wat meer onderbouwing dan in dit boek te vinden is. Dan zijn er een aantal hoofdstukken waar verschillende door ETFI uitgevoerde opdrachten aan de orde komen. Tenslotte volgt een afsluitend hoofdstuk met reflectie op het voorafgaande door ieder van de drie auteurs.

Het voorspellen van de toekomst is, zoals bekend, lastig. De voorspellende waarde van een model of scenario hangt sterk samen met het aantal variabelen en of die variabelen zich op een strikt voorspelbare manier gedragen. Bij één variabele lukt het vaak nog wel, maar bij meerdere wordt het al problematisch. Zo is van een wiskundig model de uitkomst met behoorlijke zekerheid vast te stellen, maar als in een model talloze variabelen moeten worden meegenomen en ook nog onzeker is hoe die zich tot elkaar verhouden en of er niet andere onvoorziene variabelen later bijkomen, dan is het andere koek. ETFI heeft zich dapper op die complexe maatschappelijke situaties gestort. Dat heeft natuurlijk consequenties.

De methode van ETFI bestaat in grote lijnen uit het in samenspraak met stakeholders op grond van een onderzoeksvraag formuleren van twee belangrijke en onafhankelijke variabelen. Deze worden in een assenkruis geplaatst. De vier uithoeken in het kruis worden in een 2x2 matrix wederom samen met de participanten beschreven als vier mogelijke scenario’s (scenario planning) die de situatie beschrijven op een tevoren vastgesteld tijdstip in de toekomst. Doorgaans wordt een tijd van 10 tot 20 jaar vooruit aangehouden, maar het kan meer of minder zijn. De voorspellende waarde is meestal gering, het gaat om een beschrijving van vier mogelijke situaties. In het ideale geval dienen de scenario’s en de keuzes die daarop gemaakt worden als richting gevend voor een strategisch proces, waarbij de organisatie naar een gewenst doel toewerkt.

Het is niet zo moeilijk om vraagtekens te plaatsen bij de gebruikte methodiek. Zo is de methode subjectief, of liever intersubjectief als meerdere partijen deelnemen aan de discussie. Het is waarschijnlijk dat andere participanten op grond van dezelfde basiswaarden tot heel andere scenario’s kunnen komen. De keuze van de participanten aan de discussie is dus relevant. Bij de in het boek beschreven projecten komen de discussieparticipanten doorgaans uit de aanbodkant van het proces: ondernemers, overheden en dergelijke. Ik mis in de genoemde voorbeelden de bijdrage die consumenten kunnen hebben, dus de vraagzijde.

Omdat participanten (uiteraard) geen kennis hebben van de maatschappelijke context op het beoogde tijdstip in de toekomst worden de scenario’s geformuleerd op grond van de factoren die op het moment dat de scenario’s worden geformuleerd een rol spelen. Dat kunnen factoren zijn die op het eindmoment geen enkele waarde meer hebben.

Uit ook de voorbeelden die ETFI in het boek beschrijft blijkt dat het formuleren van de scenario’s meestal een eenmalig proces is, waarbij het doorgaans blijft, waarschijnlijk uit financieringsoverwegingen. De methode zou aan waarde kunnen winnen door gedurende de looptijd het proces enkele malen te herhalen, zodat geprofiteerd kan worden van voortschrijdend inzicht. Dit herhalingsaspect werd beoogd bij het Futures Lab Fryslân, een project van de Provincie Fryslân, maar die herhaling gedurende de looptijd is door corona en later andere prioriteiten in het water gevallen. Bij de andere genoemde projecten komt dit herhalingsaspect niet aan de orde.

Er kan nog veel gewonnen worden bij het aanscherpen van de methodiek door aan het eind van de planningsperiode nog eens terug te kijken en kritisch te reflecteren of de gebruikte methodiek wel adequaat is geweest en of er verbeteringen mogelijk zijn. De in het boek genoemde voorbeelden gaan daar niet op in, maar in het afsluitende hoofdstuk reflecteren de auteurs daar wel op.

Dat genoemd hebbende zijn er ook heel belangrijke voordelen aan de methodiek. De mensheid is doorgaans niet zo geneigd om over een langere toekomst na te denken. Scenario Planning is hierin zeker stimulerend.

Alleen al het met elkaar discussiëren over mogelijke toekomsten is zinvol, omdat mensen zich bewust worden van het belang ervan. De toekomst is immers niet per sé iets wat je lijdzaam overkomt, maar wat je samen tot stand brengt. Je kunt er richting aan geven door je ervoor in te zetten. Deze methodiek maakt je er bewust van dat dit überhaupt mogelijk is. De grote waarde van dit boek is dat het onderstreept dat wij niet willoos slachtoffer zijn van ontwikkelingen, maar dat we daar sturend een rol in kunnen hebben, ook in toerisme en in andere vrijetijdsactiviteiten.