Gemeente en VVV werken aan een mooie evenementenkalender

VVV Roosendaal heeft een voor Nederland uniek digitaal evenementenloket www.evenementenloketroosendaal.nl geopend. In deze Brabantse gemeente met een kleine 80.000 inwoners worden jaarlijks maar liefst 1.200 evenementen georganiseerd. Het loket is uniek omdat de VVV hier naadloos samenwerkt met de gemeente en het loket is gericht op het optimaal ontzorgen van de evenementenorganisator.

Zo kan binnen het evenementenloket ook de vergunning worden aangevraagd en staan tal van tools de evenementenorganisator ten dienste. Last but not least kan de VVV met de input samen met de organisatoren een optimale evenementenkalender samenstellen. De focus van VVV Roosendaal ligt op de marketing voor het bezoekersdomein, het evenementenloket, de VVV-shop in het centrum en de I-punten in de omliggende dorpen. "We willen daar zijn waar de bezoeker aanwezig is, en dus ook met informatiezuilen in de parkeergarages en bij Designer Outlet Roosendaal”, vertelt directeur Inge van Aalst die al heel wat jaren de VVV-kar mag trekken en een groot netwerk in de stad heeft. "Niet alleen de toerist maar ook de bewoner is een belangrijke bezoeker van de stad.” De VVV-shop in het centrum is ook de stadswinkel voor de gemeente Roosendaal. Daar worden de welkomstpakketten aan nieuwe bewoners uitgereikt. "Dat is voor ons belangrijk omdat we zo direct in contact komen met die nieuwe inwoners. We merken dat deze vorm van gastvrijheid erg op prijs gesteld wordt”, vertelt een enthousiaste Van Aalst.

Belang van VVV-merk

VVV Roosendaal is een onafhankelijke stichting met een hechte relatie met de gemeente en partners in de stad met een opdracht voor marketing, hospitality en het evenementenloket. Ondanks het feit dat ze in de publiekscommunicatie de naam Visit Roosendaal voeren, is het VVV-merk prominent aanwezig: "Het is belangrijk dat we dat herkenbare keurmerk landelijk met elkaar uitdragen. Dat is ons gemeenschappelijke sterke merk waar de consument op rekent. ”

Roosendaal is een middelgrote gemeente in de Brabantse stedenrij met 77.000 inwoners. De stad is vooral bekend door Designer Outlet Roosendaal. Het is onderdeel van Leisurepark Roosendaal waarbij ook een indoor skydive en het gloednieuwe Playdôme Roosendaal behoren. "Dat gebied heeft veel te bieden voor een compleet dagje uit in combinatie met de gezellige binnenstad”, vertelt Van Aalst. Ook de twee natuurpoorten zijn enorm in trek bij de bezoekers. Verder heeft de stad een WielerExperience Roosendaal want West-Brabant is een echte wielerregio.

Gastvrij zijn voor nieuwe bewoners: "We merken dat deze vorm van gastvrijheid erg op prijs gesteld wordt”

Ondernemende stad

Evenementen zijn voor VVV Roosendaal een speerpunt. "Roosendaal is een ondernemende stad. Het organiserend vermogen van onze bewoners is groot. Dat uit zich in de 1.200 publieksevenementen die (vóór corona) jaarlijks werden georganiseerd.” Zoveel evenementen vraagt in de visie van de VVV om coördinatie en ondersteuning van evenementenorganisatoren. Met dat uitgangspunt is het evenementenloket een logische stap. Het loket is ontstaan vanuit de UITagenda waar de VVV al die evenementen registreerde ten behoeve van de marketing. Het evenementenloket wordt samen met de gemeente en organisatoren vormgegeven. "Het is echt een centraal punt waar alles op het gebied van evenementen samenkomt.”

Voor de coronacrisis heeft de gemeente Roosendaal een nieuw evenementenbeleid vastgesteld. "Het uitgangspunt van de nieuwe regeling is om beter te kunnen sturen op het evenementenaanbod in de gemeente naar tijd en plaats”, vertelt Van Aalst. "Zo willen we het aantal evenementen beter over het jaar en de stad spreiden om zodoende te komen tot een gevarieerd en aantrekkelijk programma voor zowel de bewoner als de bezoeker van buiten.”

Managen van evenementenkalender

Bij het digitale evenementenloket kunnen organisatoren tot 31 december evenementen voor het komende jaar aanmelden. "In het wekelijkse overleg met de afdelingen economie en vergunningen van de gemeente, kijken we wat er binnenkomt en krijgt de kalender gestalte. In dat gezamenlijke overleg kunnen we dan snel zien wanneer er op een bepaalde datum te veel evenementen zijn die met elkaar concurreren en of het op een bepaalde locatie te druk wordt.” De VVV gaat dan meteen in overleg met de organisatoren. "We krijgen altijd de reactie dat zij dat ook niet wenselijk vinden en graag willen meewerken aan een andere datum of locatie.” Bij het managen van het evenementenprogramma wordt rekening gehouden met een afwisselend programma en spreiding van evenementen over de verschillende locaties. "We hebben het hele jaar contact met evenementenorganisatoren en de gemeente en dat werkt erg prettig.”

"Daarmee kunnen evenementen aanhaken bij een collectief programma”

Groot voordeel van een dergelijke kalender is dat de VVV evenementen onder een gezamenlijk thema kan brengen. "Zo hebben we de Roosendaalse Wielerzomer en in december Hartverwarmend Roosendaal. Daarmee kunnen evenementen aanhaken bij een collectief programma. Dan kunnen we samen een beter, krachtiger en groter programma bieden.”

Vergunning via loket

De VVV deelt geen vergunningen voor evenementen uit maar de aanvraag loopt wel via het loket. De eerste stap is het aanmelden van het evenement om vervolgens een plaatsje te krijgen op de evenementenkalender. Als die eerste horde is genomen dan kan binnen het evenementenloket een vergunning worden aangevraagd. Organisatoren komen dan naadloos in de omgeving van de gemeente terecht. "In het wekelijkse overleg met de gemeente bekijken we dan wat er aan vergunningsaanvragen is binnengekomen. Alles blijft binnen het evenementenloket. Organisatoren zien direct de status van hun aanvraag.” Dat alles digitaal is, betekent niet dat het menselijke contact helemaal is weggevallen. " Organisatoren kunnen, als ze met vragen zitten, altijd contact met ons opnemen.”

Evenementenlocaties in beeld

De VVV heeft binnen het evenementenloket ook alle mogelijke evenementenlocaties in beeld gebracht. "Daarmee kan een organisatie vooraf kijken welke locatie het best bij het evenement en gewenste sfeer past. Die locaties hebben we helemaal in beeld met de daarbij behorende beleidsregels. Je hoeft dan niet het hele beleidsplan door te lezen, alhoewel je dat ook in ons loket vindt. We hebben voor organisatoren per locatie die punten eruit gehaald die voor hem of haar belangrijk zijn. Daarnaast hebben we plattegronden van alle locaties laten maken met daarop de stroomlocaties en watervoorzieningen ingetekend. Dat is voor een organisatie erg fijn. We zijn een servicepunt voor alle partijen om het gewoon wat makkelijker te maken.”

Dat evenementen voor 31 december moeten worden aangemeld betekent niet dat er na die datum geen evenementen meer kunnen worden bedacht. Van Aalst: "Evenementen die na die datum worden gemeld kunnen alleen plaatsvinden als de kalender en het gemeentelijke beleid daar ruimte voor bieden. De organisatie die zijn evenement voor 31 december heeft aangemeld heeft dan een voorkeur voor een datum of een locatie.”

Brabant is een echte wielerregio.

Faciliteitenwijzer

Het loket omvat ook een faciliteitenwijzer. "Daar helpt het loket je op weg als je zoekt naar een bedrijf dat bijvoorbeeld dranghekken, podia, toiletten, vrijwilligers of geluid levert. Dat overzicht hebben we samen met de organisatoren samengesteld door gewoon te vragen met welke partijen ze fijn samenwerken.” Natuurlijk kunnen organisatoren via het loket ook de promotie inrichten, bijvoorbeeld op de outdoor media in de stad. "Daar kunnen we organisatoren exposure geven. In het loket wordt dat allemaal tot in het detail uitgelegd.” En natuurlijk komen alle evenementen ook op de bezoekerswebsite www.bezoek-roosendaal.nl. Die is direct gekoppeld aan het evenementenloket. Recent heeft de plaatselijke schouwburg een connector op het systeem gekregen, waardoor hun 200 theatervoorstellingen automatisch in de UITagenda worden geplaatst.

Wensen zijn er natuurlijk altijd nog. "Ik zou graag zien dat het loket zich ook ontwikkelt tot een kennisplatform. We hebben nu het beleidsplan van de gemeente erop staan maar het zou fijn zijn als gaandeweg in contacten met de organisatoren er ook goed uitgewerkte evenementen- of calamiteitenplannen op komen die ook kunnen werken voor andere organisatoren. Het gaat erom dat je elkaar kunt helpen. Het loket is van de stad en dus ook van de organisatoren.”