De 1 op 38 weer herstarten

Marco Esser, directeur van Den Haag Marketing maakt duidelijk waarom die zakelijke gast zó interessant is. "Een aspect hebben we met de 14 DMO’s die de toerismeparagraaf aanboden aan formateur Tjeenk Willink, naar voren gehaald. Er moet een stimuleringsfonds komen voor nationale maar vooral internationale congressen. Daarmee kunnen de steden weer congressen binnenhalen omdat deze bijeenkomsten een enorme return on investment opleveren van 1:38. Daarom hebben we specifiek gemaakt dat die sector weer snel op poten komt.” Marco legt uit dat de grote steden rekenen met 1 euro investering die 38 euro oplevert per zakelijke gast aan bestedingen. Dat geld komt terecht vooral bij accommodaties maar ook in de horeca en winkels. "Esser voegt toe: "Nu we staan te praten is het mooi weer en trekken mensen naar het strand. De boekingen van toeristen stijgen maar de zakelijke sector is helemaal terug gegaan naar nul.” Om het gemis te laten zien, kun je teruggrijpen naar het Trendrapport toerisme, recreatie en vrije tijd 2020. Daarin wordt door NBTC-NIPO research en CZO berekend dat in 2019 de binnenlandse zakelijke reizen geschat werden op 4 miljoen reizen. Die leverden 6,8 miljoen overnachtingen op en een economische waarde van 1,6 miljard euro. Die markt is al groot maar dezelfde cijferreeks van de buitenlandse zakelijke gasten was nog indrukwekkender. 5 miljoen reizen, 14,6 miljoen overnachtingen en een economische waarde van 4,3 miljard euro. Welke stad we ook spraken, Amsterdam, Utrecht, Rotterdam, ze willen zo snel mogelijk de zakelijke evenementen weer terug als motor voor het herstel van de stad én van de gastvrijheidssector. De provincie Utrecht investeert in de herstart van dit segment.

Trend: go hybrid

Een voorname trend voor het openen van die zakelijke markt is het hybride evenement. Daar wordt al druk mee geoefend. Den Haag zet een lijn op met het Canadese Ottawa. Door middel van een webinarprogramma en continue online zichtbaarheid van Den Haag als congresstad hebben we de stad top of mind weten te houden. Voor de lange termijn werd in 2020 toch ruim € 100 miljoen waarde aan leads opgehaald. De nieuwe trend in de congresmarkt is het hybride congres, waarbij een klein deel van de bezoekers fysiek aanwezig is en een veel groter deel virtueel deelneemt. The Hague Convention Bureau wist het afgelopen jaar een van de wereldwijde voortrekkers op het gebied van hybride congressen te worden. De organisatie lanceerde in december samen met het Canadese Ottawa Tourism de Hybrid City Alliance. Deze alliantie zal in 2021 verder worden uitgebreid. Hybride congressen bieden Den Haag grote kansen voor de toekomst, omdat grote congressen naar de stad gehaald kunnen worden waar normaal geen ruimte voor is, meldt DMO The Hague & Partners.

Rotterdam is op zoek naar een nieuw sterk merk voor de lokale MICE industrie. In opdracht van het Rotterdamse stadsbestuur werd medio april een virtuele International Advisory Board conferentie georganiseerd. Hierbij werd onder meer gekeken naar de verschuiving van fysieke evenementen naar meer online en hybride vormen en de impact hiervan op het wereldwijde ecosysteem van de MICE-industrie. Het advies werd op de laatste dag van de conferentie gepresenteerd door de IAB-leden aan het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam en de lokale MICE-sector. Een opvallende uitkomst die de sector opschudt: verkoop evenementen en de stad niet meer op hoeveel mooie hotels, bedden en locaties er zijn maar op de positieve bijdragen van evenementen voor de stad Rotterdam. Dat gaat nog, maar de trekker Rotterdam Partners krijgt het niet makkelijk. Onder meer moet het bureau doen aan ‘coopetition’. Dit is het samenbrengen van internationale en lokale verdienmodellen. Het wordt gezien als een moonshot maar de DMO moet niet meer optreden als een reisbureau voor congressen en meetings maar als een agent in verandering. Bij het organiseren van hybride evenementen moet je daarom kijken naar het oplijnen van de MICE strategie met de economische ontwikkeling van de Maasstad. Rotterdam Partners maakt van het Engelstalige advies een Nederlandstalig actieplan.

Praktisch: waar rekening mee houden met hybride evenement

Als je als DMO bedrijven en congresorganisaties adviseert en helpt, dan kun je gebruikmaken van deze tips uit een onderzoek van keten Bilderberg. Zij stelden hun onderzoeksvragen in maart van dit jaar aan 270 event professionals.

Vaker online

Bijna de helft van de ondervraagde event professionals verwacht dat meetings, trainingen ofeventsin 2021 hybride georganiseerd zullen worden. 38% geeft aan (ook) online te blijven vergaderen. Hybride events zijn een combinatie van een fysieke bijeenkomst met online elementen, zoals een live stream tussen meerdere locaties of interactie met deelnemers vanuit huis.

Hygiëne en veiligheid voorop bij locatiekeuze

Hygiëne en veiligheid zijn momenteel volgens bijna de helft (46%) van de experts de belangrijkste aspecten bij het boeken van een meeting- of eventlocatie, op de voet gevolgd door de faciliteiten van de locatie (44%). Het serviceniveau en het eten en drinken scoren beide 38%. Opvallend is dat hygiëne tot 2020 een minimumvereiste was, terwijl het nu de belangrijkste voorwaarde is . Hygiëne is synoniem geworden voor veiligheid. Bijna net zo opvallend is dat de prijs van een locatie nog maar voor 28% meetelt in het besluit.

Voornaamste doel: verbinden

Bijna driekwart van de event professionals (73%) geeft aan dat men in 2021 bijeen wil komen om te verbinden, kennis te delen en te netwerken. Voor bijna de helft (49%) is samenwerken en teambuilding het belangrijkst. Bijeenkomen om iets te vieren of om medewerkers te belonen scoort het minst: voor slechts 19% van de respondenten is dit het voornaamste doel.