Geplaatst op: 04-04-2022
Auteur: Ton Vermeulen
NRIT
Publicatie: R&T 2022-1

Gemeente en VVV werken aan een mooie evenementenkalender

Ontzorgend evenementenloket in Roosendaal

Gemeente en VVV werken aan een mooie evenementenkalender
Inge van Aalst over Visit Roosendaal en het VVV-merk: “Het is belangrijk dat we dat herkenbare keurmerk landelijk met elkaar uitdragen.”

VVV Roosendaal heeft een voor Nederland uniek digitaal evenementenloket www.evenementenloketroosendaal.nl geopend. In deze Brabantse gemeente met een kleine 80.000 inwoners worden jaarlijks maar liefst 1.200 evenementen georganiseerd. Het loket is uniek omdat de VVV hier naadloos samenwerkt met de gemeente en het loket is gericht op het optimaal ontzorgen van de evenementenorganisator.

Zo kan binnen het evenementenloket ook de vergunning worden aangevraagd en staan tal van tools de evenementenorganisator ten dienste. Last but not least kan de VVV met de input samen met de organisatoren een optimale evenementenkalender samenstellen. De focus van VVV Roosendaal ligt op de marketing voor het bezoekersdomein, het evenementenloket, de VVV-shop in het centrum en de I-punten in de omliggende dorpen. "We willen daar zijn waar de bezoeker aanwezig is, en dus ook met informatiezuilen in de parkeergarages en bij Designer Outlet Roosendaal”, vertelt directeur Inge van Aalst die al heel wat jaren de VVV-kar mag trekken en een groot netwerk in de stad heeft. "Niet alleen de toerist maar ook de bewoner is een belangrijke bezoeker van de stad.” De VVV-shop in het centrum is ook de stadswinkel voor de gemeente Roosendaal. Daar worden de welkomstpakketten aan nieuwe bewoners uitgereikt. "Dat is voor ons belangrijk omdat we zo direct in contact komen met die nieuwe inwoners. We merken dat deze vorm van gastvrijheid erg op prijs gesteld wordt”, vertelt een enthousiaste Van Aalst.

Belang van VVV-merk

VVV Roosendaal is een onafhankelijke stichting met een hechte relatie met de gemeente en partners in de stad met een opdracht voor marketing, hospitality en het evenementenloket. Ondanks het feit dat ze in de publiekscommunicatie de naam Visit Roosendaal voeren, is het VVV-merk prominent aanwezig: "Het is belangrijk dat we dat herkenbare keurmerk landelijk met elkaar uitdragen. Dat is ons gemeenschappelijke sterke merk waar de consument op rekent. ”

Roosendaal is een middelgrote gemeente in de Brabantse stedenrij met 77.000 inwoners. De stad is vooral bekend door Designer Outlet Roosendaal. Het is onderdeel van Leisurepark Roosendaal waarbij ook een indoor skydive en het gloednieuwe Playdôme Roosendaal behoren. "Dat gebied heeft veel te bieden voor een compleet dagje uit in combinatie met de gezellige binnenstad”, vertelt Van Aalst. Ook de twee natuurpoorten zijn enorm in trek bij de bezoekers. Verder heeft de stad een WielerExperience Roosendaal want West-Brabant is een echte wielerregio.

Gastvrij zijn voor nieuwe bewoners: "We merken dat deze vorm van gastvrijheid erg op prijs gesteld wordt”

Ondernemende stad

Evenementen zijn voor VVV Roosendaal een speerpunt. "Roosendaal is een ondernemende stad. Het organiserend vermogen van onze bewoners is groot. Dat uit zich in de 1.200 publieksevenementen die (vóór corona) jaarlijks werden georganiseerd.” Zoveel evenementen vraagt in de visie van de VVV om coördinatie en ondersteuning van evenementenorganisatoren. Met dat uitgangspunt is het evenementenloket een logische stap. Het loket is ontstaan vanuit de UITagenda waar de VVV al die evenementen registreerde ten behoeve van de marketing. Het evenementenloket wordt samen met de gemeente en organisatoren vormgegeven. "Het is echt een centraal punt waar alles op het gebied van evenementen samenkomt.”

Voor de coronacrisis heeft de gemeente Roosendaal een nieuw evenementenbeleid vastgesteld. "Het uitgangspunt van de nieuwe regeling is om beter te kunnen sturen op het evenementenaanbod in de gemeente naar tijd en plaats”, vertelt Van Aalst. "Zo willen we het aantal evenementen beter over het jaar en de stad spreiden om zodoende te komen tot een gevarieerd en aantrekkelijk programma voor zowel de bewoner als de bezoeker van buiten.”

Managen van evenementenkalender

Bij het digitale evenementenloket kunnen organisatoren tot 31 december evenementen voor het komende jaar aanmelden. "In het wekelijkse overleg met de afdelingen economie en vergunningen van de gemeente, kijken we wat er binnenkomt en krijgt de kalender gestalte. In dat gezamenlijke overleg kunnen we dan snel zien wanneer er op een bepaalde datum te veel evenementen zijn die met elkaar concurreren en of het op een bepaalde locatie te druk wordt.” De VVV gaat dan meteen in overleg met de organisatoren. "We krijgen altijd de reactie dat zij dat ook niet wenselijk vinden en graag willen meewerken aan een andere datum of locatie.” Bij het managen van het evenementenprogramma wordt rekening gehouden met een afwisselend programma en spreiding van evenementen over de verschillende locaties. "We hebben het hele jaar contact met evenementenorganisatoren en de gemeente en dat werkt erg prettig.”

"Daarmee kunnen evenementen aanhaken bij een collectief programma”

Groot voordeel van een dergelijke kalender is dat de VVV evenementen onder een gezamenlijk thema kan brengen. "Zo hebben we de Roosendaalse Wielerzomer en in december Hartverwarmend Roosendaal. Daarmee kunnen evenementen aanhaken bij een collectief programma. Dan kunnen we samen een beter, krachtiger en groter programma bieden.”

Vergunning via loket

De VVV deelt geen vergunningen voor evenementen uit maar de aanvraag loopt wel via het loket. De eerste stap is het aanmelden van het evenement om vervolgens een plaatsje te krijgen op de evenementenkalender. Als die eerste horde is genomen dan kan binnen het evenementenloket een vergunning worden aangevraagd. Organisatoren komen dan naadloos in de omgeving van de gemeente terecht. "In het wekelijkse overleg met de gemeente bekijken we dan wat er aan vergunningsaanvragen is binnengekomen. Alles blijft binnen het evenementenloket. Organisatoren zien direct de status van hun aanvraag.” Dat alles digitaal is, betekent niet dat het menselijke contact helemaal is weggevallen. " Organisatoren kunnen, als ze met vragen zitten, altijd contact met ons opnemen.”

Evenementenlocaties in beeld

De VVV heeft binnen het evenementenloket ook alle mogelijke evenementenlocaties in beeld gebracht. "Daarmee kan een organisatie vooraf kijken welke locatie het best bij het evenement en gewenste sfeer past. Die locaties hebben we helemaal in beeld met de daarbij behorende beleidsregels. Je hoeft dan niet het hele beleidsplan door te lezen, alhoewel je dat ook in ons loket vindt. We hebben voor organisatoren per locatie die punten eruit gehaald die voor hem of haar belangrijk zijn. Daarnaast hebben we plattegronden van alle locaties laten maken met daarop de stroomlocaties en watervoorzieningen ingetekend. Dat is voor een organisatie erg fijn. We zijn een servicepunt voor alle partijen om het gewoon wat makkelijker te maken.”

Dat evenementen voor 31 december moeten worden aangemeld betekent niet dat er na die datum geen evenementen meer kunnen worden bedacht. Van Aalst: "Evenementen die na die datum worden gemeld kunnen alleen plaatsvinden als de kalender en het gemeentelijke beleid daar ruimte voor bieden. De organisatie die zijn evenement voor 31 december heeft aangemeld heeft dan een voorkeur voor een datum of een locatie.”

Brabant is een echte wielerregio.

Brabant is een echte wielerregio.

Faciliteitenwijzer

Het loket omvat ook een faciliteitenwijzer. "Daar helpt het loket je op weg als je zoekt naar een bedrijf dat bijvoorbeeld dranghekken, podia, toiletten, vrijwilligers of geluid levert. Dat overzicht hebben we samen met de organisatoren samengesteld door gewoon te vragen met welke partijen ze fijn samenwerken.” Natuurlijk kunnen organisatoren via het loket ook de promotie inrichten, bijvoorbeeld op de outdoor media in de stad. "Daar kunnen we organisatoren exposure geven. In het loket wordt dat allemaal tot in het detail uitgelegd.” En natuurlijk komen alle evenementen ook op de bezoekerswebsite www.bezoek-roosendaal.nl. Die is direct gekoppeld aan het evenementenloket. Recent heeft de plaatselijke schouwburg een connector op het systeem gekregen, waardoor hun 200 theatervoorstellingen automatisch in de UITagenda worden geplaatst.

Wensen zijn er natuurlijk altijd nog. "Ik zou graag zien dat het loket zich ook ontwikkelt tot een kennisplatform. We hebben nu het beleidsplan van de gemeente erop staan maar het zou fijn zijn als gaandeweg in contacten met de organisatoren er ook goed uitgewerkte evenementen- of calamiteitenplannen op komen die ook kunnen werken voor andere organisatoren. Het gaat erom dat je elkaar kunt helpen. Het loket is van de stad en dus ook van de organisatoren.”

Het online evenementenloket voor Roosendaal is een primeur. Het online evenementenloket www.evenementenloketroosendaal.nl is een uitbreiding op het online platform Citynavigator van Insiders: een online citymarketing toolbox voor gemeenten, regio’s en provincies.

Trefwoorden: dmo's, vvv's, Noord-Brabant, evenementen

||| Blogs |||

08/11/21
Gooi je oude schoenen niet te vroeg weg
Bij de oprichting van je bedrijf is je concept cruciaal. Wat is je product, wie behoort tot de doelgroep, welke prijs vraag je, wat is het onderscheidend vermogen, wat is de toegevoegde waarde van je bedrijf? En nog 10 vragen uit het boekje voor beginners. Als een bedrijf eenmaal draait lijkt het allemaal vanzelf te gaan toch? Niet is minder waar natuurlijk. Waar wij de echte uitdaging zien is als een bestaand bedrijf wil of moet transformeren naar een ander of aanvullend concept. De winkel verbouwen als het ware, terwijl die wel open moet blijven.
06/05/20
Waarom we vooral in onze vrije tijd moeite hebben met de lockdown
We leven inmiddels meer dan 7 weken in een inteligente lockdown. Een ingrijpende maatregel om het Co...
30/03/20
VrijetijdsTrends 2020 en de invloed van Corona: Thuisentertainment, lokalisering, on- en offline, herstel of crisis
Het Coronavirus heeft een grote impact op ons vrijetijdsgedrag. In een paar weken tijd zijn ons gedrag en de VrijetijdTrends 180 graden gedraaid. De vraag is: wat gebeurt er als deze crisis weer op zijn retour is?
26/03/20
De wederopbouw van de vrijetijdssector
Wat gaat de coronacrisis onze sector van almaar meer-meer-meer opleveren? Wat boeit onze gasten in de toekomst nu echt?
06/09/19
Drie misvattingen bij het opzetten van een actie
Consumenten hebben steeds meer behoefte aan een totale beleving en willen hun vrije tijd optimaal be...

||| Twitter |||

||| Nieuws |||

03/10/22
Hollandse Waterlinies uitgelicht tijdens We Sluiten de Linies
Het evenement We Sluiten de Linies zet de Hollandse Waterlinies in de schijnwerpers. Forten, vesting...
03/10/22
4 SEO tips voor je vakantiewoningwebsite
Er zijn tal van tools die je kunt gebruiken om snel en eenvoudig je eigen website te bouwen. Als je dat eenmaal hebt gedaan, is het tijd om je website te optimaliseren voor zoekmachines. Eventueel kun je hiervoor een SEO bureau inzetten, maar het is ook mogelijk zelf de volgende tips toe te passen. Zo kun je je vakantiewoningwebsite verbeteren voor de zoekmachines!
30/09/22
Belgische en Nederlandse gouverneurs openen horecavakbeurs BBB Maastricht
Maandag 10 oktober wordt de 68e editie van BBB Maastricht geopend door twee bijzondere genodigd...
26/09/22
Toerisme Veluwe Arnhem Nijmegen lanceert bezoekersinformatie monitor
Toerisme Veluwe Arnhem Nijmegen lanceert vandaag de Bezoekers Informatie Monitor. Het is de eerste t...
20/09/22
World Padel Tour voor het eerst naar Nederland
Voor het eerst komt de World Padel Tour (WPT) naar Nederland. Bij het World Padel Tour Amsterdam Open komen van 28 september tot en met 2 oktober de wereldtoppers in actie in de Centrale Markthal in Amsterdam.
20/09/22
Voortzetting samenwerking bij de opening van een LEGOLAND® Resort in Charleroi, België
Toonaangevende attractie-operator Merlin Entertainments Group, SOGEPA, SFPI en SORESIC hebben Heads ...
14/09/22
Exclusief voor leden
Rode Kruis zoekt 1.000 extra vrijwilligers
Het Rode Kruis heeft duizend extra vrijwilligers nodig om de komende maanden te kunnen beantwoorden aan de toenemende hulpvraag. Onder meer om de gezondheidsondersteuning te leveren bij evenementen. Evenementen zijn cruciaal in de opleiding van nieuwe vrijwilligers, meldt directeur Marieke van Schaik.
13/09/22
Minister Adriaansens op werkbezoek in gastvrij Leiden
Op uitnodiging van brancheorganisatie Gastvrij Nederland heeft minister Micky Adriaansens van Economische Zaken en Klimaat op maandagmiddag 12 september een werkbezoek gebracht aan een aantal bedrijven uit de gastvrijheidssector.